為了規范我校因公出國（境）的申報程序和經費管理，特制定本辦法。
（一）因公短期出國（境）是指在國外停留少于90天的訪問、考察、培訓、項目洽談、參加學術會議、講學等。
（二）學校因公短期出國（境）管理的職能部門是國際合作與交流處。負責制定學校組團出訪考察計劃，負責對外聯絡及準備工作；管理學校教職員工因公出國（境）工作。
學校各院（系）處、室在每年11月向國際合作與交流處申報下年度的組團出訪計劃。組團出訪計劃及初步預算須報主管校領導批準。經批準的組團計劃由國際交流處組織實施。
（一）嚴格控制由我校承擔經費的參加其他單位組團的出訪任務。
（二）各院（系）、部門及個人如受到國（境）外機構或個人邀請，或得到上級部門，其他單位的組團出訪通知，在認為確有必要的情況下，須以部門報告形式書面申請，經國際合作與交流處審核報主管校長審批。
（三）報送上級部門或組團單位的復函由國際合作與交流處辦理。各學院、部門及個人不得擅自對外承諾或向組團單位報送名單。
因公短期出國（境）團組的申請部門或個人應向國際合作與交流處填報《c7c7.app因公出國（境）申請表》并提供相關材料，經國際合作與交流處審核后，報主管校領導審批。審批后進入出訪申請程序，根據不同的出國渠道辦理相應手續，具體見出訪申辦流程。
1、出國經費主要包括國外的食宿、公雜費、培訓費和往返交通費。學校鼓勵由外方資助的出國任務；各部門在制定出國計劃報告時，必須作好預算，落實經費來源。
2、學校派出人員的費用原則上由學校經費支付；各院（系）處、室組團項目由各單位自行負擔出國費用；
3、學術交流(國際會議)的費用由申請人所承擔的科學研究課題費自行支付；
4、校際合作項目因公出國（境）的費用按中外合作項目的協議條款辦理；
本校組團出國（境）人員，在任務批件下達后根據省財政廳的相關標準，按規定進入下列換匯流程：
1、出國當事人到國際交流處申請外匯數額，由國際合作與交流處專辦員會同校財務處填報《用匯申請表》；
2、申請人持任務批件和《用匯申請表》到省財政廳、省教育廳外事處審核，前往指定的中國銀行兌換外幣；
3、回國后憑票據到國際合作與交流處填寫《用匯費用核銷表》，在省財政廳審核《用匯費用核銷表》，前往指定的中國銀行兌換多余外幣，回校財務處報銷有關費用、結帳。
出國（境）人員行前應了解費用核銷的各項規定和要求。超過標準的支出及因票據遺失的后果由出國（境）人員個人自負。委托旅行社辦理的國外行程費用，應嚴格控制在財政廳規定的標準內執行。
完成公派出國任務回國后，護照需在十日內交至省外辦出國管理處統一保管，十個工作日內向山西省外事辦公室和校國際合作與交流處提交出訪小結。
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