為了更好地做好外事接待工作，實行規范管理，結合我校實際，特制定本辦法。
(一) 學校邀請的國（境）外代表團、國際知名人士、校友等來華訪問，一般由國際合作與交流處在擬請外賓來華前向省教育廳、省外專局、省外辦等有關部門提交材料；
(二) 學校各部門邀請國（境）外人士來校參觀、考察、訪問、講學、合作科研和參加會議等，應在外賓來校前向國際合作與交流處提交申請報告；
(三) 國際合作與交流處根據有關規定，對申請報告做出批復，重要來賓及團組要報主管校領導批示。
(一) 由學校邀請的外賓，經審批同意后，由國際合作與交流處負責辦理邀請手續并作統籌安排，邀請校領導和相關部門負責人出席。學校的外事接待如涉及講學、參觀、座談等事宜，校內各部門應予以協助安排；
(二) 由境外團體或個人直接與校內各部門聯系外事來訪，由該部門負責接待，國際合作與交流處予以協助；
(三) 各院（系）處、室的外事接待如需邀請校領導出席，須提前十個工作日提交接待計劃（包括來訪目的、來訪者背景資料、日程安排）到國際合作與交流處，由國際合作與交流處向校領導請示，邀請校領導出席；
(四) 各院（系）處、室的外事接待如涉及簽訂合作協議，須報國際合作與交流處審核，由校長簽署或由校長授權相關院（系）處、室負責人簽署；
(五) 外事接待中涉及相關院（系）處、室的具體事宜，由各單位安排專人落實；
(六) 接待完畢后，接待部門負責整理照片，五個工作日內將材料交國際合作與交流處存檔；
(七) 來訪人員贈送的禮品交國際合作與交流處統一登記后保存或放置到指定地點陳列。
(一) 學校負責的外事接待，費用從學校的外事接待專項經費中列支，原則上只承擔專家在并期間的食宿費、市內交通費和本地游覽費用，國際旅費和城市間交通費由專家自理（學校邀請的重要專家除外）。來訪的外國專家一般安排在與學校有合同的賓館住宿，伙食標準為100元/天（不提供酒水）。專家如因宗教習慣或風俗習慣對事物有特殊要求，可事先與國際合作與交流處聯系。
(二) 各院（系）處、室負責的外事接待，費用由各部門負擔；
(三) 其它費用。外賓在校期間的醫療、郵電、通訊、洗衣、理發等費用自理。
(四) 對外贈送禮品。凡來校訪問的外賓均可贈送有學校標志的紀念品一份；國際交流合作處將準備普通禮品和重要外賓禮品。
(一) 校領導參加外事活動，接待部門應做好下列準備工作：
1. 來訪人員名單及背景材料（來訪單位簡介、來訪目的、主要來訪人員簡歷、需要注意的問題等）；
2. 來訪日程與安排（接待人員、時間、地點、交通、會晤、參觀、宴請等）；
(二) 接待人員禮儀。參加各級接待人員需正裝出席，穿著整潔，提前到達，中途不得隨意離開。接待時把手機調至振動檔。